POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE PLAGUEX S.A.S
En cumplimiento de los deberes establecidos para el tratamiento de los datos e información de carácter personal de titularidad de terceros por la Ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y en el Decreto Único Reglamentario del Sector Industria, Comercio y Turismo No. 1074 de fecha del 26 de mayo de 2015, así como en las demás normas que la adicionen, modifiquen o reglamenten PLAGUEX S.A.S, sociedad comercial legalmente constituida, con número de identificación tributaria NIT. (900.049.516-5); domicilio y dirección en (Carrera 83b # 14a- 80) en Cali- Colombia; teléfono (320) 6719898, y correo electrónico plaguex@plaguex.com reconoce que es responsable de los datos personales e información que le suministran sus clientes actuales, pasados y potenciales, aliados comerciales, proveedores, visitantes y colaboradores, (en adelante, los Titulares). En la presente “Política de Privacidad, Tratamiento y Protección de Datos Personales” (en adelante “PPTDP”) se establecen las finalidades, medidas y procedimientos de las bases de datos de PLAGUEX S.A.S, así como los mecanismos con que los Titulares cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos suministrados o revocar la autorización que se otorga con la aceptación de la presente política. La adquisición de los productos y servicios ofrecidos con quienes realizan contratos o relaciones comerciales con PLAGUEX , el diligenciamiento de formatos, el ingreso a las instalaciones de PLAGUEX S.A.S y/o la aceptación expresa o inequívoca de las presentes políticas, implica la aceptación y autorización de los titulares para los usos y otros tratamientos que aquí se describen.
TABLA DE CONTENIDO:
TÍTULO I: OBJETO, LEGISLACIÓN Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
TÍTULO II: DEFINICIONES Y PRINCIPIOS RECTORES
TÍTULO III: DERECHOS DE LOS TITULARES Y DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
TÍTULO IV: AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
TÍTULO V: TRATAMIENTO Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
TÍTULO VI:VIGENCIA
TÍTULO I
OBJETO, LEGISLACIÓN Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
1. OBJETO: El presente documento describe los procedimientos establecidos por nuestra compañía para hacer un debido tratamiento de las informaciones y datos de titularidad de terceros y obrar conforme a lo establecido en el Título VI de la Ley 1581 de 2012, específicamente a las disposiciones contenidas en sus artículos 17 y 18, así como a lo reglado en la Sección 3 del Capítulo 25 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, por medio del cual se reglamentó la precitada ley.
2. FORMA DE OBTENCIÓN Y DATOS SUMINISTRADOS: PLAGUEX S.A.S podrá pedir expresamente a los Titulares o recolectar de su comportamiento los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de las Bases de Datos, los cuales son -entre otros- su nombre y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, antecedentes comerciales, judiciales, relaciones comerciales y familiares con otras compañías o con entidades públicas, necesidades e intereses, lugar de trabajo, huellas dactilares, fotografía o imágenes del rostro y corporales, firma, necesidades e intereses, fechas y horas de acceso a las instalaciones de PLAGUEX S.A.S . Los datos podrán ser suministrados explícitamente a PLAGUEX S.A.S mediante formatos de ingreso o vinculación, recolectados personalmente a través de sus empleados, prestadores de servicios o representantes comerciales, obtenidos mediante consulta a terceros que administren bases de datos, o recolectados implícitamente de las operaciones de análisis de mercado, de grupos objetivo, adquisición de los productos o servicios que son ofrecidos porPLAGUEX S.A.S,o de los comportamientos de los Titulares como reclamaciones, solicitudes de cotización, encuestas, propuestas, ofertas, visita de las instalaciones de PLAGUEX S.A.S, de participación en proyectos, programas y eventos, entre otros.
PLAGUEX S.A.S solo recopilará y/o tratará datos considerados como Datos Sensibles en los casos permitidos por la ley y en cumplimiento de las autorizaciones correspondientes, se aclara que, en estos casos, los Titulares no están obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su tratamiento. Una vez suministrados dichos datos y otorgado el correspondiente consentimiento, los datos serán recopilados y tratados únicamente para las finalidades descritas en la presente Política de Privacidad o las que se hayan acordado entre las partes.
3. LEGISLACIÓN APLICABLE E INTERPRETACIÓN: La presente política estará sujeta a las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto Único 1074 de 2015 que la reglamenta; por tal motivo, cualquier vacío en la normatividad citada se interpretará de conformidad con las disposiciones de la legislación colombiana en general, así como a la luz de los artículos 15 y 20 de la Constitución Nacional de la República de Colombia.
4. ÁMBITO DE APLICACIÓN: La PPTDP de PLAGUEX S.A.S será aplicable a dicha sociedad y a sus dependientes que, en virtud de la explotación y el desarrollo legal y responsable del objeto social de la compañía, hubieren recopilado u obtenido información o datos personales de titularidad de distribuidores, proveedores, clientes, colaboradores, trabajadores o de terceros en general.
TÍTULO II
DEFINICIONES Y PRINCIPIOS RECTORES
5. DEFINICIONES DE LA PPTDP: PLAGUEX S.A.S pone en conocimiento de los titulares de la información y datos personales las siguientes definiciones y conceptos cuyo uso reiterativo en el marco de las PPTDP impone el deber a la compañía de informar de manera completa y oportuna acerca del alcance de las diferentes nociones, al tenor de lo dispuesto por los artículos 3 Y 5 de Ley 1581 de 2012 y conforme a lo reglado por el artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015:
5.1 Autorización:Seentiendeporautorizaciónalconsentimientoprevio,expresoeinformadoqueeltitular de la información y datos personales puede otorgar a PLAGUEX S.A.S para que esta última pueda ejecutar actividades que impliquen tratamiento de dichos datos e informaciones.
5.2 Base de datos: Entiéndase por base de datos al conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento por parte de PLAGUEX S.A.S
5.3 Dato personal: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables.
5.4 Dato sensible: Se entiende por datos sensibles a aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y las garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y reproductiva y los datos biométricos.
5.5 Dato público: Entiéndase por dato público aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. En general, son considerados datos públicos, entre otros, aquellos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, así como en sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva por expresa disposición legal.
5.6 Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
5.7 Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Para los efectos de la
presente PPTDP, PLAGUEX S.A.S hace las veces de responsable del tratamiento de forma
simultánea.
5.8 Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
5.9 Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la
recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
5.10 Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento,
dirigida al titular de las informaciones y datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las PPTDP de PLAGUEX S.A.S que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a sus datos personales.
5.11 Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, quien a su vez es responsable del tratamiento, y se encuentra ubicado dentro o fuera del país.
5.12Transmisión: La transmisión es una modalidad de tratamiento de las informaciones y datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de actividades de tratamiento por el encargado, pero siempre por cuenta del responsable.
5.13Registro Nacional de Bases de Datos: Es el directorio público de las bases de datos personales sujetas a actividades de tratamiento que operan en el país, cuya administración está a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio como máxima autoridad administrativa de vigilancia y control en materia de tratamiento de datos personales y hábeas data.
6. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: PLAGUEX S.A.S, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, declara que la presente PTDP se encuentra ajustada a las disposiciones de orden legal contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, por lo que en el desarrollo de las actividades de tratamiento, en la aplicación de la PPTDP, y en la interpretación que de ella se hiciere con fundamento en las normas antes citadas, se aplicarán armónicamente los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, en los términos previstos por el artículo 4o de Ley 1581 de 2012.
TÍTULO III
DERECHOS DE LOS TITULARES Y DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
7. DERECHOS DE LOS TITULARES: PLAGUEX S.A.S informa a los Titulares que, conforme a lo dispuesto en el Título IV de la Ley 1581 de 2012, estos tienen el derecho de conocer, actualizar y rectificar sus datos frente a PLAGUEX.S.A.S y/o revocar la autorización de tratamiento de datos personales que le haya reconocido. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 son derechos de los titulares:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o frente a aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido por ley o no haya sido autorizado por el titular.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a PLAGUEX S.A.S en su calidad de responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de Ley 1581 de 2012.
c) Ser informado, previa solicitud, por parte de PLAGUEX S.A.S respecto del uso que se le ha dado a los datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento de aquellos PLAGUEX S.A.S no respetare los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
8. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR: Con arreglo a lo establecido por el artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, los derechos de los titulares de los datos e informaciones de carácter personal podrán ser ejercidos por las personas que se mencionan a continuación:
a) Por el respectivo titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que ponga a disposición el responsable.
b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d) Por estipulación a favor de otro o para otro.
e) En el caso que el titular de la información sea un menor de edad, sus derechos podrán ser ejercidos únicamente por las personas que de conformidad con la ley estén facultadas para representarlos.
f) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones.
9. PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS CON EL MANEJO DE DATOS PERSONALES:
9.1. Área encargada de peticiones, consultas y reclamos. El área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización es el PLAGUEX S.A.S.
9.2 Procedimiento para ejercer sus derechos. En caso de que desee ejercer sus derechos, el Titular deberá enviar un correo electrónico o físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad. El procedimiento que se seguirá para dichas comunicaciones, serán los que se indican a continuación:
a) Peticiones y Consultas Sobre Datos Personales. Cuando el Titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en la base de datos, deberán presentar su solicitud por medio del correo electrónico plaguex@plaguex.com . Responderá la solicitud en plazo de máximo diez (10) días hábiles. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
b) Lo anterior, no obsta para que el titular presente la solicitud por escrito en la Carrera 83b # 14a -80 en Cali- Colombia.
Revocación de autorización, retiro o supresión de la Base de Datos y reclamos sobre el tratamiento de Datos Personales. Cuando el Titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante PLAGUEX S.A.S, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
(i) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a PLAGUEX S.A.S con la identificación de los Titulares, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, PLAGUEX S.A.S podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que PLAGUEX S.A.S no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos.
(ii) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, PLAGUEX S.A.S informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo. En el evento en que la compañía no pueda atender la petición o reclamo dentro del término antes descrito, estará en la obligación de notificar al solicitante acerca de los motivos que dieron lugar a la demora y, en todo caso, dará respuesta a la solicitud dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El retiro o supresión no procederá cuando exista un deber legal y/o contractual de que permanezca en la base de datos de PLAGUEX S.A.S
10. REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD: La presentación de consultas, peticiones y reclamos ante la empresa constituye requisito de procedibilidad para elevar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio frente a una presunta vulneración de los derechos de los titulares de las informaciones o datos personales, por lo que dicha entidad no dará trámite a las quejas que se interpusieren sin el agotamiento de la etapa previa antes mencionada. Todo lo anterior, de conformidad con lo consagrado en el artículo 16 de Ley 1581 de 2012.
11. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO: PLAGUEX S.A.S, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, reconoce que se encuentra obligado a cumplir los deberes establecidos en el Título VI de la Ley 1581 de 2012.
TÍTULO IV
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
12. AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN: Toda actividad de recopilación, conservación, uso, manejo, actualización, corrección, supresión y, en general, toda actividad mediante la cual se pretenda obtener y/o tratar datos e información de carácter personal de titularidad de terceros, se llevará a cabo mediante autorización previa, expresa, libre e informada de sus respectivos titulares. En todo caso, con el otorgamiento de la autorización por parte del titular para la recolección y el tratamiento de las informaciones y datos personales, se entenderá que éste ha leído las PPTDP aquí contenidas, puesto que se le ha informado de manera verbal y escrita que las PPTDP se encuentran a disposición del público y que pueden ser solicitadas en cualquier momento a través del correo electrónico plaguex@plaguex.com. Igualmente, por medio de la autorización para la recolección y tratamiento de la información y datos personales, el titular declara que dichos datos e información son veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables, comprensibles y corresponden a la realidad vigente para el momento en que son suministrados.
13. MECANISMO DE PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR: PLAGUEX S.A.S pondrá a disposición de los titulares de las informaciones y datos personales objeto de tratamiento el documento de autorización con la finalidad de que exista un consentimiento libre, expreso, previo y escrito, lo suficientemente informado. La autorización otorgada por el titular de la información podrá constar por escrito, ya sea en un documento físico o en medios magnéticos, así como en archivos de audio, plataformas tecnológicas de almacenamiento de datos en línea o en cualquier otro medio idóneo y apto para probar la existencia del consentimiento del titular y la autorización para el tratamiento de sus datos personales.
Para aquellos casos en los cuales se suscriba un contrato escrito de cualquier naturaleza entre el titular de las informaciones y datos personales y PLAGUEX S.A.S, la autorización se entenderá suscrita en dicho documento o en sus respectivos otrosíes, según el caso.
14. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN: En los términos del artículo 10 de Ley 1581 de 2012, la autorización del titular no será necesaria cuando las informaciones o datos objeto de tratamiento sean de aquellos que se describen a continuación:
1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el registro civil de las personas.
TÍTULO V
TRATAMIENTO Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
15. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES ALMACENADOS EN LAS BASES DE DATOS DE PLAGUEX S.A.S. PLAGUEX S.A.S garantiza que la información contenida en su base de datos será utilizada de manera correcta y para fines lícitos, conforme a la normatividad vigente y sin agravio al derecho al habeas data amparado por la Constitución Nacional de la República de Colombia. De igual forma, asegura que solo usará, procesará y circulará los datos personales y demás información de los Titulares para las finalidades descritas y para los tratamientos autorizados en esta Política de Privacidad o en las leyes vigentes. En adición a lo mencionado en otras cláusulas, el Titular expresamente autoriza a PLAGUEX S.A.S para la recolección,
uso y circulación de sus datos personales y otra información para los siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias: i) Establecer comunicación entre PLAGUEX S. A. S y los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos. ii) Efectuar o implementar la adquisición u oferta de productos o servicios por parte de PLAGUEX S.A.S iii) Auditar, estudiar y analizar la información de la Base de Datos para diseñar estrategias comerciales y aumentar y/o mejorar los Productos y Servicios que ofrece PLAGUEX S.A.S. iv) Combinar los datos personales con la información que se obtenga de otros aliados o compañías o enviarla a los mismos para implementar estrategias comerciales conjuntas. v) Auditar, estudiar y analizar la información de las Bases de Datos para diseñar estrategias de abastecimientos y de seguridad. vi) Controlar el acceso de empleados y contratistas a las instalaciones de PLAGUEX S.A.S y los horarios de entrada y salida vi) Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para diseñar, implementar y desarrollar, programas, proyectos y eventos, vii) Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para la socialización de políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales, viii) Suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a PLAGUEX S.A.S, aliados comerciales o a otras sociedades o personas que PLAGUEX S.A.S encargue para realizar el procesamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política. ix) Suministrar la información y datos personales de los Titulares a aliados comerciales para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles bienes y servicios de su interés, recibir ofertas de los titulares, invitar a la participación en programas, proyectos eventos, socializar políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales. x) Realizar calificación de riesgo financiero, jurídico, comercial, reputacional y de seguridad de manera directa o a través de compañías externas, xi) Monitorear la información y conducta comercial y financiera xii) Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de PLAGUEX S.A.S o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la ley. xiii) Consultar, almacenar y usar la información financiera obtenida de terceros administradores de bases de datos, previa autorización expresa del Titular para dicha consulta xv) Las demás descritos en la presente política o permitidos en la Ley.
En algunos casos, PLAGUEX S.A.S podrá transmitir los datos personales recolectados, previa autorización expresa para tal finalidad por parte del titular, a los productores y/o fabricantes de los bienes o servicios comercializados por PLAGUEX S.A.S y a las empresas que tengan la calidad de matrices o controlantes de PLAGUEX S.A.S, quienes obrarán en calidad de responsables del tratamiento, en los términos y condiciones de sus propias políticas de tratamiento de datos personales. Los datos personales. Lo anterior, con las finalidades que se describen en el artículo siguiente.
16.FINALIDADES DEL TRATAMIENTO: El Tratamiento de Datos incluye la recolección, almacenamiento, uso, manejo, circulación, transferencia y/o transmisión nacional y/o internacional, actualización, corrección y destrucción, en la forma permitida por la ley y se realiza con las siguientes finalidades específicas para cada caso:
16.1 Tratamiento de datos personales de personas vinculadas a procesos de selección laboral, empleados y ex empleados: Se realiza para cumplir con las obligaciones laborales a cargo de PLAGUEX S.A.S, tales como pagos de nómina, reportes de Seguridad y Salud en el Trabajo, pagos y reportes al sistema general de seguridad social, DIAN y demás organismos de control, otorgar beneficios al empleado y a sus familiares, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el titular de la información o por las personas autorizadas por este o la Ley, o por entidades del sistema general de seguridad social a los que el titular esté o hubiere estado vinculado. El tratamiento de información de exempleados se realiza con el fin de mantener un contacto para requerimiento de una labor desempeñada, constancias de vinculación, pagos a la seguridad social, soportes tributarios, atendiendo necesidades contractuales, legales o judiciales. Por su parte, el tratamiento de los datos personales de las personas que se vinculen a procesos de selección laboral será utilizados para las actividades propias de dicho proceso tales como solicitud de información, envío de información, verificaciones de referencias, realización de exámenes médicos y pruebas aptitudinales y, almacenamiento de la información para contacto ante futuras vacantes
16.2 Tratamiento de datos personales de empleados, visitantes y personas que acceden a las instalaciones de PLAGUEX S.A.S y/o participan en eventos o actividades programados por ésta: PLAGUEX S.A.S podrá realizar captura, almacenamiento, grabación, transmisión, conservación y uso de datos personales, fotografías y/o videograbaciones de las personas naturales que ingresan a sus instalaciones y/o participan en eventos o actividades programados y/o patrocinados por ésta, lo cual implica el tratamiento de datos biométricos (datos sensibles) con fines de seguridad física, control de registro de ingreso y salida de equipos, vehículos, empleados, visitantes y/o participantes y demás actividades de seguridad física. Por otra parte, además de las finalidades ya señaladas, los datos personales, incluidos los datos biométricos consistentes en registros audiovisuales capturados al ingreso a las instalaciones y en los eventos o actividades organizados y/o patrocinados por PLAGUEX S.A.S podrán ser utilizados con fines comerciales y para el envío de información y material relacionado con el portafolio de productos y servicios de PLAGUEX S.A.S , así como de noticias y nuevos lanzamientos por cualquier canal de comunicación, realizar gestión administrativa, comercial, de mercadeo y publicidad de los productos y servicios ofrecidos por PLAGUEX S.A.S por cualquier canal.
16.3 Tratamiento de datos personales de contratistas personas naturales y personas naturales vinculadas a los contratistas: Este tratamiento tiene como finalidades permitir a PLAGUEX S.A.S la adecuada gestión de las actividades comerciales y/o contractuales que se establezcan, tales como verificar la información comercial y financiera del titular, realizar reportes de información contable y financiera, realizar la asignación y control de elementos tecnológicos, materiales y equipos en general, entrada y salida de las diferentes instalaciones, seguimiento a cumplimiento de obligaciones contractuales y legales a cargo de contratistas, realizar contacto y transmitir información con las personas naturales vinculadas a los contratistas, atender eventuales emergencias, atender respuesta de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el titular de la información o las personas legitimadas.
16.4 Tratamiento de datos personales de proveedores, clientes y de personas naturales vinculadas a estos: Permite el cumplimiento de obligaciones contractuales a cargo de PLAGUEX S.A.S, tales como facturación, reportes de pagos, reportes de información contable y financiera, verificación de información financiera, reportes o interacciones que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos. También permite el adecuado relacionamiento comercial y desarrollo del objeto social de PLAGUEX S.A.S mediante la difusión de información relevante respecto de los productos y servicios de PLAGUEX S.A.S, de la comunicación y ejecución de actividades posventa a que haya lugar, comunicación de noticias y nuevos lanzamientos gestión comercial, de mercadeo y publicidad de los productos y servicios ofrecidos por PLAGUEX S.A.S por cualquier canal, así como la gestión de información que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar.
16.5 Tratamiento de datos personales de prospectos de clientes y prospectos de proveedores personas naturales y personas naturales vinculadas a estos: El tratamiento de datos personales de prospectos de clientes, prospectos de proveedores y de personas vinculadas a estos, tiene el propósito de que PLAGUEX S.A.S pueda cumplir con las solicitudes de productos y/o de servicios, realizar verificaciones de la información financiera del titular, brindar un correcto manejo a las relaciones comerciales conprospectos de clientes y prospectos de proveedores, suministrar información y material relacionado con el portafolio de productos y servicios de PLAGUEX S.A.S, así como de noticias y nuevos lanzamientos por cualquier canal de comunicación, realizar gestión comercial, de mercadeo y publicidad de los productos y servicios ofrecidos por PLAGUEX S.A.S por cualquier canal.
16.6 Tratamiento de datos personales de accionistas, representantes legales, administradores de personas naturales o jurídicas: Tiene el propósito de que PLAGUEX S.A.S pueda cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, así como para identificar factores de riesgo y salud financiera de las empresas de las cuales hacen parte de acuerdo con las políticas internas definidas por PLAGUEX S.A.S y a las disposiciones legales vigentes que resulten aplicables.
PARÁGRAFO 1: En todos los casos relacionados en este artículo, se incluye como finalidad del tratamiento de los datos la transferencia y/o la transmisión de los datos personales a terceras personas en calidad de encargados, tanto a nivel nacional como internacional, según se requiera para la adecuada gestión de las actividades y responsabilidades a cargo de PLAGUEX S.A.S
PARÁGRAFO 2: En todos los casos relacionados en este artículo, se incluye como finalidad del tratamiento de los datos la transferencia y/o la transmisión de datos personales a la casa matriz de la compañía en caso de aplicar siempre que dicha transferencia y/o transmisión se destine y desarrolle con el correcto desarrollo de las actividades empresariales de la empresa.
17. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD: Cualquier cambio o modificación sustancial de las Políticas de Privacidad, será comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicación en nuestros portales web.
18. INFORMACIÓN Y DATOS DE MENORES DE EDAD: Por regla general, PLAGUEX S.A.S no usa, ni almacena, o realiza tratamiento alguno sobre datos personales de menores de edad y reconoce la prohibición establecida en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 respecto del tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que sean de naturaleza pública.
Por lo anterior, y en el evento en que la compañía pretenda adelantar actividades de tratamiento de datos personales públicos de titularidad de menores de edad, PLAGUEX S.A.S abogará y respetará el interés superior de éstos, asegurando un absoluto respeto de sus derechos fundamentales. Así mismo, PLAGUEX S.A.S se abstendrá de someter dichos datos a actividades de tratamiento sin que medie la respectiva autorización del representante legal del menor de edad titular de la información en los términos de ley y de acuerdo con la presente PPTDP, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, en atención a su capacidad para conocer y entender los términos de la autorización que sus representantes otorguen.
19. RECOLECCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES: PLAGUEX S.A.S realiza la recolección de las informaciones y datos personales a través de los documentos requeridos para la vinculación de proveedores, a través de las hojas de vida presentadas por los trabajadores en los procesos de selección y documentos necesarios para la vinculación de los mismos a los diferentes sistemas de seguridad social y riesgos laborales, así como los suministrados por los clientes para el cumplimiento de las finalidades previamente indicadas. El Titular autoriza de manera expresa a PLAGUEX S.A.S para que almacene los datos personales de la forma que considere más segura y oportuna para la debida protección de los datos de los Titulares.
20. CONTACTO. Cualquier duda o información adicional será recibida y tramitada mediante su envío a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad.
TÍTULO VIII VIGENCIA
21. PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS: La presente PPTDP de PLAGUEX S.A.S rige a partir del 01 de noviembre de 2022 y de manera indefinida, por lo que su contenido obliga a la compañía mientras permanezcan vigentes las relaciones contractuales, comerciales, laborales o meramente informativas con los titulares de las informaciones y datos personales. Lo anterior, sin perjuicio del derecho de los titulares a solicitar la revocatoria de la autorización para el tratamiento de sus datos e informaciones personales.
En todo caso, y aun cuando medie solicitud de revocatoria de la autorización para el tratamiento, PLAGUEX S.A.S advierte que de conformidad con lo dispuesto en el Título IV de esta PPTDP, los datos personales serán conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación de carácter legal o contractual que hubiere surgido entre la empresa y el respectivo titular.
PLAGUEX S.A.S se reserva el derecho a hacer ajustes al contenido de la presente PPTDP cuando las actividades del tratamiento y/o la finalidad del tratamiento de los datos e información personal cambien, o cuando los cambios normativos en la materia lo justifiquen. En todo caso, dichos cambios serán debidamente comunicados a los titulares a través de los mecanismos eficientes de comunicación comúnmente utilizados en el giro ordinario de las relaciones comerciales o promocionales que con ellos se sostienen.
PLAGUEX S.A.S. NIT. 900.049.516-5
